Omavalvonnan vuosikello hammasvastaanotolle

Vuosikello auttaa varaamaan aikaa omavalvonnan tehtäville ennen niiden erääntymistä. Hyvästä vuosikellosta näkee tehtävän lisäksi vastuuhenkilön, määräajan perusteen ja sen, mistä toteutuminen voidaan tarkistaa.

1. Kokoa vastaanottoa koskevat tehtävät

Aloita nykyisestä omavalvontasuunnitelmasta, laiteluettelosta, laadunvarmistusohjelmasta ja henkilöstön koulutusseurannasta. Merkitse jokaiselle tehtävälle sen lähde: säädös, valmistajan ohje tai vastaanoton oma päätös. Näin käytännön suositus ei muutu vahingossa lakisääteiseksi määräajaksi.

• Omavalvontasuunnitelma: seuraa toteutumista ja laadi selvitys. Julkaise sen perusteella tehdyt muutokset vähintään neljän kuukauden välein.
• Hammasröntgentoiminta: tee itsearviointi vähintään kerran vuodessa. Lisää kliiniset auditoinnit toiminnan luokituksen mukaan.
• Huollot ja testit: käytä laitteen valmistajan ohjeita ja toimintaa koskevia laadunvarmistusvaatimuksia. Kaikille laitteille ei ole samaa huoltoväliä.
• Koulutus: seuraa henkilökohtaisia jaksoja ja varaa tarvittavat koulutukset ennen jakson päättymistä.

2. Lisää valmistelu ja vastuu

Lisää määräpäivän rinnalle hyvissä ajoin annettava valmistelumuistutus: milloin huolto tilataan tai arvioinnin aineisto kootaan. Nimeä tehtävälle vastuuhenkilö ja sovi, kuka hoitaa sen hänen poissa ollessaan.

Esimerkiksi lokakuulle erääntyvän huollon varaaminen voidaan sopia elokuulle. Ajankohdat ovat suunnitteluesimerkki; varsinainen huoltopäivä määräytyy kyseisen laitteen vaatimuksista.

3. Sovi lyhyt yhteinen katsaus

Kuukausittaisessa katsauksessa voidaan huomioida tulevat tehtävät, täydentyvät raportit ja avoimet parannukset. Se on vastaanoton oma käytäntö, ei kaikille määrätty lakisääteinen kokous. Pienellä vastaanotolla riittää kevyt läpikäynti, kun valmiit työt, vastuut ja päätökset tallentuvat.

4. Tallenna myös tulos

Kun tehtävä valmistuu, liitä siihen raportti tai muu soveltuva näyttö ja kirjaa mahdolliset jatkotoimet. Tarkista seuraava määräaika tehtävän oman laskentaperusteen mukaan. Älä siirrä kaikkia päivämääriä automaattisesti vuodella eteenpäin.

Kalenteri ei korvaa reagointia muutoksiin. Uusi laite, uusi työntekijä tai havaittu turvallisuuspuute voi edellyttää toimia heti.

Aloita yhdestä yhteisestä listasta

Kirjaa tehtävä, kohde, määräajan peruste, vastuuhenkilö, valmistelupäivä, määräpäivä ja tuloksen sijainti. Työkalu voi olla taulukko tai järjestelmä. Valitse tapa, jota tehtävistä vastaavat ihmiset pystyvät ylläpitämään.

Lue lisää omavalvontasuunnitelman seurannasta ja huoltojen dokumentoinnista.

Lähteet: Lupa- ja valvontaviraston ohje ja STM:n asetus 1044/2018, 10–12 §. Vuosikellon työjärjestys on käytännön ehdotus.