Tietosuojaseloste - Radent

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten DestreX Oy käsittelee henkilötietoja Radent-palvelussa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

1. Osapuolet ja tietosuojaroolit

DestreX Oy
Y-tunnus: 3569448-7
Pappilankuja 44, 09120 Karjalohja
Sähköposti: info@radent.fi

Asiakasorganisaatio toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, jotka se tallentaa Radentiin oman toimintansa, henkilöstönsä ja lakisääteisen dokumentointinsa yhteydessä. DestreX Oy käsittelee näitä tietoja asiakkaan lukuun henkilötietojen käsittelijänä asiakassopimuksen ja tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.

DestreX Oy toimii erillisenä rekisterinpitäjänä omien asiakas-, sopimus-, laskutus-, yhteydenotto-, käyttäjätili-, tietoturva- ja palvelun kehittämiseen liittyvien tietojensa osalta. Jäljempänä kuvatut DestreX Oy:n oikeusperusteet koskevat tätä omaa käsittelyä; asiakas määrittää oman toimintansa käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet.

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Sähköposti: info@radent.fi

3. Rekisterin nimi

Radent-palvelun käyttäjä-, organisaatio-, vastaanotto-, laite-, testaus- ja huoltotietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

Radent-palvelun tarjoaminen ja käyttäjähallinta
Laitteiden testauksen, huoltojen ja laadunhallinnan toteuttaminen
Lakisääteisten velvoitteiden ja viranomaismääräysten noudattaminen
Asiakastuki ja palvelun kehittäminen
Tietoturvan ja järjestelmän toimivuuden varmistaminen

5. Käsittelyn oikeusperuste

DestreX Oy:n rekisterinpitäjänä suorittama käsittely perustuu:

Sopimuksen täytäntöönpanoon (GDPR 6.1.b)
Lakisääteisiin velvoitteisiin (GDPR 6.1.c)
Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (GDPR 6.1.f)
Suostumukseen, kun se on erikseen pyydetty (GDPR 6.1.a)

Jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun, oikeutettu etu on palvelun turvallisen, luotettavan ja tehokkaan toiminnan varmistaminen.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Radent-palvelussa voidaan käsitellä mm.:

Käyttäjätiedot

Nimi ja sähköpostiosoite
Käyttäjätiliin liittyvät tunnistetiedot
Rooli, käyttöoikeudet ja jäsenyydet vastaanotolla tai organisaatiossa

Vastaanotto- ja organisaatiotiedot

Vastaanoton nimi ja tunnistetiedot
Käyttäjäjäsenyydet ja roolit

Laite- ja testaustiedot

Laitteiden perustiedot ja sijainti
Testitulokset, huollot ja dokumentaatio
Testausten aikataulut ja historiatiedot
Käyttäjän lisäämät kuvat, tiedostot, muistiinpanot ja muu dokumentaatio

Tekniset tiedot

Kirjautumis- ja käyttölokit
Sovelluksen tekniset käyttöön liittyvät tiedot
Virheen tekninen kuvaus, sovellus- tai selainversio ja sivupolku. Virheseurantaan ei lähetetä lomakekenttien sisältöä, URL-parametreja, pyyntörunkoja tai oletusarvoisia käyttäjän tunnistetietoja.

Verkkosivuston yhteydenottolomake

Kun lähetät lomakkeen osoitteessa www.radent.fi, käsittelemme antamiasi tietoja: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, yhteydenoton aihe ja vapaa viesti. Tietoja käytetään yksinomaan yhteydenottoosi vastaamiseen. Emme lähetä markkinointipostia emmekä luovuta tietoja eteenpäin.

Lomake käsitellään verkkosivuston Cloudflare Pages -palvelinympäristössä ja viesti toimitetaan sähköpostina Brevo-palvelun kautta. Viestit säilyvät sähköpostissamme, kunnes asia on käsitelty ja säilyttämiselle ei ole enää perustetta.

Kun Cloudflare Turnstile -bottisuoja on käytössä, Cloudflare käsittelee lomakkeen väärinkäytön estämiseksi teknisiä selaussignaaleja, kuten IP-osoitetta, selaimen User-Agent-tietoa, TLS-tunnistetta sekä sivuston Turnstile-tunnistetta. Tietoja käytetään lomakkeen suojaamiseen ja bottien tunnistamiseen, ei markkinointiin. Lisätietoja on Cloudflaren Turnstile-tietosuojaliitteessä.

Verkkotilaus

Kun teet Radent-verkkotilauksen, käsittelemme sopimuksen tekemistä, käyttäjätilin perustamista ja laskutusta varten yrityksen nimen ja Y-tunnuksen, toimipiste- ja osoitetiedot, yhteyshenkilön nimen ja yhteystiedot sekä laskutus- ja verkkolaskutiedot. Tallennamme myös valitun hinnan, ALV-erittelyn, hyväksyttyjen ehtojen version ja hyväksymisajankohdan.

Y-tunnuksella voidaan hakea yrityksen julkisia perustietoja Patentti- ja rekisterihallituksen avoimen datan rajapinnasta. Aktivointi- ja tilausvahvistusviestit toimitetaan Brevon kautta ja lasku Maventan kautta.

Tekoälyavusteinen tietojen poiminta

Käyttäjä voi halutessaan antaa Radentin lukea tiedot kuvasta tai dokumentista — esimerkiksi laitteen tyyppikilvestä, aiemmasta laiterekisteristä tai käyttöturvallisuustiedotteesta. Poiminta tapahtuu vain käyttäjän käynnistämänä, ei taustalla, ja poimitut tiedot tulevat aina käyttäjän tarkistettavaksi ennen tallennusta.

Käsittelyyn käytetään Google Cloud Vertex AI -palvelua, jonka käsittelyalueeksi on asetettu europe-north1 (Hamina, Suomi). Aineisto, jonka käyttäjä valitsee poimintaan, välitetään palveluun tätä tarkoitusta varten.

Radent ei tallenna poimintaan lähetettyä aineistoa erillisenä tiedostona AI-välitystä varten. Jos käyttäjä tallentaa alkuperäisen tiedoston tai poimitut tiedot Radentiin, niihin sovelletaan tämän selosteen tavallisia säilytysaikoja. Google ei käytä asiakasdataa mallien kouluttamiseen ilman asiakkaan lupaa. Vertex AI:n käsittelyyn voi palvelun ehtojen ja projektiasetusten mukaan liittyä tilapäistä muistivälimuistia tai väärinkäytösten valvontaa.

Koska aineiston sisältö on käyttäjän valittavissa, on erityisen tärkeää ettei poimintaan anneta potilastietoja sisältäviä kuvia tai asiakirjoja.

Laitteen kameran käyttö

Sovellus voi käyttää laitteen kameraa käyttäjän pyynnöstä esimerkiksi laitteiden tunnistamiseen, QR-koodien lukemiseen ja dokumentointiin. Kameraa ei käytetä taustalla jatkuvaan seurantaan. Kameran avulla kerättyjä tietoja käsitellään vain palvelun toiminnallisuuksien toteuttamiseksi.

Radent-palvelua ei ole tarkoitettu potilastietojen käsittelyyn. Potilastietoja ei tule tallentaa palveluun. Omavalvonnan palaute- ja turvallisuushavainnot on kirjattava anonymisoituina ilman potilaan tai ilmoittajan nimeä, yhteystietoja, henkilötunnusta, diagnoosia tai muuta terveystietoa. Poissaoloista tallennetaan vain aikaväli ja käsittelytila, ei poissaolon syytä.

7. Tietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan:

käyttäjältä itseltään
PRH:n avoimesta yritysdatasta käyttäjän pyytämän Y-tunnushaun yhteydessä
käyttäjän organisaatiolta tai vastaanotolta, jos käyttäjä liitetään palveluun organisaation toimesta
Radent-palvelun käytön yhteydessä syntyvistä tapahtuma-, loki- ja järjestelmätiedoista

8. Tietojen vastaanottajat ja siirrot

Henkilötietoja eivät käsittele muut kuin ne tahot, joilla on siihen työnsä tai palvelusuhteensa perusteella tarve. Henkilötietoja voidaan käsitellä DestreX Oy:n lukuun toimivien palveluntarjoajien kautta, kuten pilvipalvelu-, tunnistautumis-, tiedostojen tallennus-, tietokanta-, sähköposti-, tekninen tuki- ja tietoturvapalvelujen tarjoajien toimesta.

Tietoja ei myydä kolmansille osapuolille eikä käytetä mainonnan kohdentamiseen.

Palveluntarjoaja	Käsittelyn tarkoitus	Käsittelyn sijainti	Suojatoimet
Supabase	Tietokanta, käyttäjätunnistus ja yksityinen tiedostotallennus	Projektin alue Ruotsi (Tukholma)	Tietojenkäsittelysopimus ja vakiosopimuslausekkeet
Cloudflare	Verkkosivuston ja selainsovelluksen jakelu, verkkolomakkeiden vastaanotto sekä Turnstile-bottisuojaus	Maailmanlaajuinen reunaverkko	Tietojenkäsittelysopimus ja vakiosopimuslausekkeet
Brevo	Yhteydenotto-, aktivointi-, tilaus- ja irtisanomisviestien välitys sähköpostina	Ranska; käsittelyä myös ETA:n ulkopuolella	Tietojenkäsittelysopimus ja vakiosopimuslausekkeet
Google Cloud Vertex AI	Käyttäjän erikseen käynnistämä kuvien ja dokumenttien tietojen poiminta	europe-north1 (Hamina, Suomi)	Google Cloudin tietojenkäsittelysopimus ja soveltuvat siirtosuojat
Sentry	Sovelluksen ja verkkosivuston virhediagnostiikka ilman oletusarvoisia henkilötietoja, URL-parametreja tai pyyntörunkoja	Frankfurt, Saksa	Tietojenkäsittelysopimus
Maventa (Visma)	Laskujen muodostaminen, välitys ja laskutuksen toimitustilan käsittely	Pääosin EU/ETA; rajattuja alikäsittelijöitä myös ETA:n ulkopuolella	Tietojenkäsittelysopimus ja vakiosopimuslausekkeet

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti EU:n tai ETA:n alueella.
Käyttämämme keskeiset palveluntarjoajat on pyritty valitsemaan siten, että tiedot säilytetään Euroopassa.
Jos henkilötietoja kuitenkin poikkeuksellisesti käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella tai tällaisiin maihin pääsee palveluntarjoajan kautta käsiksi, DestreX Oy huolehtii asianmukaisista suojatoimista, kuten Euroopan komission hyväksymistä vakiosopimuslausekkeista.

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen:

käyttäjätilin perustiedot niin kauan kuin käyttäjätili on aktiivinen
poistopyynnön jälkeen sovelluksen profiilitiedot anonymisoidaan ja käyttöoikeudet poistetaan heti; rajattu kirjautumisidentiteetti säilytetään enintään kaksi vuotta poistopyynnön todentamista, tietoturvaa ja mahdollisia oikeusvaateita varten, minkä jälkeen se poistetaan
loki- ja tekniset tiedot niin kauan kuin ne ovat tarpeen palvelun turvallisuuden, valvonnan ja virhetilanteiden selvittämisen kannalta; Sentry-virhedata säilytetään lähtökohtaisesti 30 päivää
verkkosivuston yhteydenotot asian käsittelyn ajan ja lähtökohtaisesti 12 kuukautta sen päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole tarpeen sopimuksen tai oikeusvaateen vuoksi
laite-, testi-, huolto- ja raportointitiedot asiakassuhteen ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin asiakkaan lakisääteiset, auditointiin liittyvät tai muut perustellut dokumentointitarpeet sitä edellyttävät
organisaation aineistoon liitetyt tiedostot säilyvät kyseisen aineiston mukana; pysyvästi poistettuun aineistoon kuuluvat tiedostot poistetaan myös tiedostotallennuksesta
kulloinkin voimassa olevien lakisääteisten velvoitteiden edellyttämän ajan
tilaus-, sopimus- ja laskutustiedot asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen kirjanpito-, sopimus- ja oikeusvaateisiin liittyvien velvoitteiden edellyttämän ajan

Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada pääsy omiin tietoihinsa
pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos pyyntö koskee asiakasorganisaation Radentiin tallentamaa aineistoa, pyyntö tulee ensisijaisesti osoittaa kyseiselle organisaatiolle. DestreX Oy avustaa asiakasta pyynnön toteuttamisessa. DestreX Oy:n omaa käsittelyä koskevat pyynnöt: info@radent.fi

11. Tietojen suojaaminen

Tietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla, kuten:

salattu tiedonsiirto
käyttöoikeuksien hallinta
järjestelmien valvonta ja varmuuskopiointi
lokitus ja palvelin- sekä sovellusympäristöjen tietoturvatoimenpiteet

12. Evästeet

Radentin mobiilisovellus ei käytä evästeitä. Verkkopalvelussa käytetään välttämättömiä teknisiä tallennusmenetelmiä kirjautumisen ja palvelun turvallisen toiminnan toteuttamiseen. Markkinointisivuston käyttöä mitataan Cloudflare Web Analytics -palvelulla. Mittaus tuottaa yhteenvetotietoa esimerkiksi sivulatauksista, käynneistä, suosituista sivuista, liikenteen lähteistä, laitetyypeistä ja sivuston teknisestä suorituskyvystä. Mittaus ei käytä evästeitä, selaimen paikallista tallennustilaa tai sormenjälkitekniikkaa.

Lisäksi lasketaan kokeilupainikkeen painalluksia sekä kokeilulomakkeen aloittamisia, lähetyksiä ja onnistumisia. Näihin tapahtumiin ei liitetä lomakkeen sisältöä, sivuosoitetta tai kävijätunnistetta. Tapahtumat käsitellään sivuston palvelinympäristössä. Mittausta ei käytetä mainonnan kohdentamiseen eikä kävijöiden seuraamiseen sivustojen välillä.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää palvelun tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla verkkosivuillamme.

14. Yhteystiedot

DestreX Oy
Pappilankuja 44
09120 Karjalohja
Sähköposti: info@radent.fi

Tietosuojaseloste (Privacy Policy)