Laiterekisterin käyttöönotto vaiheittain

Laiterekisterin käyttöönotossa tärkeintä on saada laitteet tunnistettua ja niiden tulevat tehtävät näkyviin. Kaikkea vanhaa aineistoa ei tarvitse siirtää ensimmäisenä päivänä. Aloita käytössä olevista laitteista ja niiden seuraavista tehtävistä.

1. Sovi, kuka kokoaa ja kuka ylläpitää

Nimeä käyttöönotolle vetäjä ja sovi, kuka tarkistaa laitetiedot, huoltovälit ja dokumentit. Päätä myös pysyvä käytäntö: kuka lisää uuden laitteen, tallentaa huoltoraportin ja merkitsee laitteen poistetuksi käytöstä. Näin rekisteri pysyy ajan tasalla inventoinnin jälkeenkin.

2. Kierrä tilat ja yksilöi laitteet

Kerää laitteesta nimi, valmistaja, malli, sarjanumero ja sijainti. Kuva tyyppikilvestä auttaa tarkistamaan tiedot. Anna samannimisille laitteille selkeät yksilölliset tunnukset. Tarkista mukaan myös varalaitteet ja varastossa olevat laitteet sekä merkitse niiden käyttötila.

Jos sarjanumero ei löydy heti, merkitse se selvitettäväksi tehtäväksi. Sen voi täydentää toimittajan tai huoltoyhtiön avulla ilman, että muu käyttöönotto pysähtyy.

3. Varmista seuraavat tehtävät

Hae valmistajan ohjeet, viimeisimmät huoltoraportit ja tarvittavat testitiedot. Kirjaa seuraava tehtävä ja sen määräajan peruste. Huoltoväli voi perustua aikaan, käyttömääriin tai molempiin. Erota määräaikaishuolto korjauksesta ja käytönaikaisesta testistä.

Jos viimeisimmän huollon tai tarkistuksen tieto odottaa selvitystä, tee siitä näkyvä tehtävä vastuuhenkilölle. Näin rekisteri kertoo rehellisesti, mikä on jo valmista ja mitä täydennetään seuraavaksi.

4. Kokeile yhdellä todellisella tehtävällä

Valitse seuraava toteutuva huolto tai tarkistus ja käy koko kirjaus läpi: löytyykö laite, osaako tehtävän tekijä kirjata tuloksen, tallentuuko liite ja näkyykö mahdollinen jatkotoimi? Pyydä toista työntekijää etsimään valmis merkintä. Korjaa epäselvät nimet ja vastuut ennen laajempaa käyttöönottoa.

5. Täydennä historia hallitusti

Siirrä vanhat raportit laitteiden yhteyteen sovitussa järjestyksessä. Säilytä alkuperäiset asiakirjat ja varmista, että uusi tallenne kuuluu oikealle laitteelle. Jos osa historiasta jää erilliseen arkistoon, kirjaa sen sijainti. Aineiston siirto ei itsessään ole peruste poistaa säilytettävää historiaa.

Mistä tietää, että käyttöönotto toimii?

• Käytössä olevat laitteet löytyvät ja ne voidaan erottaa toisistaan.
• Tulevien tehtävien määräajat, perusteet ja vastuuhenkilöt ovat tiedossa.
• Puuttuvat tiedot näkyvät selvitettävinä tehtävinä.
• Henkilöstö löytää ohjeet ja osaa tehdä tarvitsemansa kirjaukset.

Arvioi onnistumista arjen käytöllä, ei pelkällä lisättyjen laitteiden määrällä. Lisätietoa: laiterekisterin tietosisältö ja laiteperehdytys.

Ohje on käytännön etenemismalli. Ammattimaisen käyttäjän velvoitteista ja seurantajärjestelmästä säädetään lain 719/2021 31–32 §:ssä.